Vorstandsassistenz / Sekretär (m/w/d)

Sicherheit

• eine attraktive Vollzeitstelle
• einen unbefristeten, sicheren Arbeitsplatz - auch nach Umsetzung der Krankenhausreform
• Zusicherung eines festen Dienstortes mit freier Standortwahl: Klinik Bogen oder Mallersdorf
• strukturierte Einarbeitung
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, u. a. betriebliche Altersvorsorge

Wertschätzung

• Vergütung nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst
• Prämien für Betriebszugehörigkeit
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung, z. B. Zuschüsse für gesundheitsfördernde Kurse, Zuschuss Fitnessstudiobeitrag
• Fahrradleasing für Klinikpersonal

Entwicklungsmöglichkeiten

• durch die Schnittstellentätigkeiten in den Bereichen QM, interner Kommunikation und Eventmanagement
• umfassende Fort- und Weiterbildungsangebote

Ein positives Arbeits- und Lebensumfeld

• flexible Arbeitszeitmodelle
• ein freundliches und kollegiales Team
• Einkaufsvorteile regional und überregional
• kostenloses Parken in Kliniknähe
• hohe Lebensqualität mit sehr guter Verkehrsanbindung (A3, B20, B8 für Bogen, B15neu für Mallersdorf) an die umliegenden Städte Straubing, Regensburg, Landshut und Deggendorf
• familienfreundliche Lage: alle weiterführenden Schulen vor Ort

Fachliche Qualifikation

• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise im Gesundheitsbereich
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• sicherer Umgang mit digitalen Dokumenten-, Bewerbermanagement- und Intranetsystemen wünschenswert

Organisatorische und methodische Kompetenzen

• sehr gute Organisations-, Zeit- und Priorisierungskompetenz mit entsprechendem Durchsetzungsvermögen
• sicheres Fristen-, Wiedervorlagen- und Nachverfolgungsmanagement
• Fähigkeit zur strukturierten Aufbereitung von Unterlagen
• sorgfältige und regelkonforme Dokumentenführung

Kommunikations- und persönliche Kompetenzen

• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten auf allen Ebenen
• hohe Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Belastbarkeit, Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Sonstige Anforderungen

• sicheres Verständnis für die Einhaltung von TVöD-, Datenschutz- und Compliance-Vorgaben
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie zeitliche Flexibilität im Rahmen der Vorstandstätigkeit

• Organisation, Koordination und Verwaltung von Terminen der Vorstandschaft (inkl. Priorisierung, Abstimmung und Nachverfolgung)
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungs- und Besprechungsterminen (Abfragen und Versand der Agenda, Unterlagen, Protokolle)
• zentrale Schnittstelle zwischen Vorstand, Führungskräften, Chefärzt*innen, Pflegedirektion, Verwaltung sowie externen Ansprechpartnern
• Bearbeitung des Schriftverkehrs der Vorstandschaft (intern/extern)
• Koordination von Anfragen und Anliegen an die Vorstandschaft sowie eigenständige Klärung organisatorischer Themen
• Reiseorganisation für Vorstandsmitglieder (Terminplanung, Buchungen, Abrechnungen)
• eigenständige Organisation und Durchführung von internen Veranstaltungen, z. B. Sitzungen, Besuche externer Partner, offizielle Termine
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung öffentlicher Veranstaltungen
• Pflege und Verwaltung von Akten, Unterlagen und Dokumenten (digital und analog) unter Beachtung der geltenden Datenschutz- und Compliance-Vorgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen (z. B. PowerPoint, Word, Excel)
• Fristen- und Wiedervorlagenmanagement für Beschlüsse, Anfragen und Genehmigungsprozesse
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Verwaltungsrat, Träger, Ministerien oder Behörden
• vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen unter Wahrung der Diskretion
• Bearbeitung von Feedback aus der Patientenbefragung und Online-Bewertungsportalen: Weiterleitung an die betreffenden Abteilungen, intern abgestimmte Beantwortung
• Bewerbungsweiterleitung und -bearbeitung aus dem Bewerbermanagementsystem für Abteilungen ohne eigenes Sekretariat
• Intranetpflege, v. a. im Bereich Termine, Neuigkeiten und Protokolle